Những công việc cần chuẩn bị trong cuộc họp

Khi nhận nhiệm vụ chuẩn bị cho cuộc họp, người thư ký cần làm theo các bước như sau:

+ Nắm rõ mục đích và yêu cầu của cuộc họp.

+ Thảo một bản chương trình nghị sự (Agenda) để trình người chủ trì cuộc họp duyệt. Trong bản nghị sự phải phân chia cuộc họp theo từng nội dung với thời gian ấn định cụ thể.

hoi-hop

+ Nắm được thành phần dự họp để làm thư mời gửi đến các bộ phận. Bộ phận nào có báo cáo trong cuộc họp, người thư ký cần nhắc lại trong thư mời họp. Có nơi các bộ phận gửi báo cáo về văn phòng và chánh văn phòng biên tập các báo cáo, sau đó trực tiếp báo cáo trong cuộc họp. Việc soạn báo cáo đòi hỏi một trình độ tổng hợp và năng lực quản trị tốt.

+ In ấn bản chương trình nghị sự kèm theo các tài liệu cần thiết cho cuộc họp. Gửi đến cho các thành viên dự họp. Sau đó, điện thoại hỏi lại để biết chắc rằng các thành viên đã nhận được hồ sơ dự họp.

Chuẩn bị khâu phục vụ cuộc họp như người ghi biên bản, phòng họp, bàn ghế, nước uống… Trước khi bắt đầu cuộc họp, người thư ký điều hành cuộc họp phải đi đôn đốc kiểm tra lại cho chu đáo.

+ Thư mời họp tiếng Anh thông thường có mục viết tắt R.S.V.P. (viết tắt của thành ngữ tiếng Pháp (!) Respond s’il vous plait – tạm dịch Vui lòng phúc đáp) kèm theo tên người liên lạc và số điện thoại, e-mail). Người thư ký cần chuẩn bị thư mời như thế đối với cuộc họp quan trọng, đồng thời chủ động đựơc số người dự họp để chuẩn bị cho chu đáo.

Sưu tầm: www.KhoaHocKyNang.org

Bình luận

bình luận

Khóa Học Kỹ Năng - www.KhoaHocKyNang.org

Khóa Học Kỹ Năng là website tổng hợp tài liệu Kỹ Năng từ nhiều nguồn trên Internet! Tại đây các bạn có thể tìm cho mình những tài liệu thật sự hữu ích khi bạn gặp phải 1 vấn đề nào đó. Bên cạnh đó, Khóa Học Kỹ Năng còn liên kết với các Đơn Vị Đào Tạo & Diễn Giả để mở ra các lớp đào tạo Kỹ Năng giá rẻ phù hợp cho Sinh Viên. Mong các bạn ủng hộ nhiều!

Similar posts

Để lại bình luận






More in Kỹ Năng Hội Họp, Tài Liệu Kỹ Năng (210 of 264 articles)
vanhoadoanhnghiep


Mượn khách hàng quảng cáo Thông tin truyền miệng qua người tiêu dùng có sức lan tỏa rất nhanh theo cấp lũy thừa, đồng thời sự đánh giá của họ ...

© All right reserved 2014 - Khóa Học Kỹ Năng | Tài Liệu Kỹ Năng | Kỹ Năng Mềm Design By Thiên Ân IT